Viss, kas jums jāzina par darbalaika uzskaites tabulu
Mūsdienās uzņēmējdarbības veikšanas izmaksas ir augstas, tāpēc uzņēmumi meklē veidus kā šīs izmaksas, cik vien iespējams, samazināt.
Viens no risinājumiem ir, piemēram, pārnest darba laika uzskaiti no laika uzskaites papīra formātā uz programmatūras risinājumu.
Tas palīdz saglabāt uzņēmuma konkurētspēju un samazināt izdevumus.
Izmantojot pareizā veida darbalaika uzskaites programmatūru, varat ērti apkopot datus, lai iegūtu precīzu informāciju par to, kur un kā darbinieks pavada laiku.
Kāds ir darbalaika uzskaites tabulas mērķis?
Galvenās darbalaika tabulas izmantošanas jomas:
- Algu aprēķins
- Personāla vadība
- Grāmatvedība
Darba laika aprēķina tabula darbojas kā datu bāze, kurā ir darba devējiem nepieciešamā informācija, lai varētu pareizi aprēķināt darbinieku atalgojumu.
Tāpat arī tā palīdz gadījumos, ja rodas kādi strīdi par veiktajiem darbiem.
Grafiku var izmantot arī projektu vadībai. Zinot, cik daudz laika komanda pavada uzdevumu veikšanai, turpmāk varēsiet labāk sagatavot piedāvājumus klientiem un uzlabot savu darba organizāciju.
Apvienojot darbalaika uzskaiti ar citām metodēm vai rīkiem, darbalaika aprēķins kļūst daudz pārskatāmāks.
Ir redzams, cik stundas ir nostrādātas, cik daudz laika pavadīts pārtraukumos un kad ir ņemtas brīvdienas.
Arī pašiem darbiniekiem ir pārskats par savām nostrādātajām stundām.
Daži knifiņi, kas jāievēro, lai darbiniekiem būtu vieglāk laicīgi aizpildīt darbalaika tabulas
1. Darbalaika uzskaites tabulām jābūt iespējami vienkāršām
Stundu tabulu aizpildīšanai nevajadzētu aizņemt vairāk par 5–10 minūtēm.
Ja darbiniekam darbalaika tabulas aizpildīšanai jāvelta 30 minūtes vai vairāk, viņš var kļūt neapmierināts, turklāt uzņēmums zaudē ievērojami daudz laika, ko varētu labāk izmantot citiem pienākumiem.
2. Padariet darbalaika tabulu iesniegšanu vienkāršu
Daudzi uzņēmumi izmanto sarežģītus vai nogurdinošus laika uzskaites procesus.
Vienkāršojiet vai automatizējiet tos, un cilvēki nekavējoties iesniegs datus par savu darbalaiku vai citu informāciju.
3. Paskaidrojiet darbiniekiem, ko viņi iegūs, ja laicīgi iesniegs darbalaika tabulas
Skaidri norādiet savus iemeslus. Paziņojiet, kā tiks (un kā netiks) izmantoti ievadītie darbalaika dati.
Izskaidrojiet visiem darbiniekiem darbalaika ierakstu vērtību.
Paskaidrojot darbiniekiem, ka savlaicīga informācijas iesniegšana palīdz paātrināt norēķinu ciklu, palielināt naudas plūsmu un iegūt vairāk projektu (kas var nozīmēt vairāk naudas ikvienam). Ja viņiem būs saprotams, kāpēc tas ir izdevīgi, jūs radīsiet darbiniekos vēlmi palīdzēt.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
4. Automatizējiet darbalaika uzskaites tabulas
Cik vien iespējams, likvidējiet manuālos procesus.
Tas ietaupa neskaitāmas stundas ar darbalaika uzskaiti saistītā administratīvā darba un palīdz samazināt cilvēku kļūdas darbalaika uzskaitē.
Laika uzskaites procesu automatizācija palīdz padarīt darbalaika uzskaites tabulas darbiniekiem pieejamākas, kas rada caurskatāmību visā uzņēmumā.
5. Nesodiet cilvēkus par godīgumu
Vairums darbinieku labprāt ziņo par projektā pavadītajām stundām, taču tikai retais (konsekventi un bez bailēm) ziņo par stundām ārpus projekta.
Tā vietā, lai sodītu cilvēkus par darba laika tērēšanu citām nodarbēm, izmantojiet šo informāciju kā iespēju - identificējiet problēmas avotu un novērsiet to.
6. Izvairieties no prēmiju-/sodu sistēmas
Daži uzņēmumi izmanto sodus, lai nodrošinātu, ka darbalaika tabulas tiek iesniegtas laikā (piemēram, ietur maksājumu, ja tas nav izdarīts laikā).
Īstermiņā ar to var atrisināt problēmu, tomēr tas nav saprātīgi.
Sodu/prēmiju sistēmas izmantošana var mazināt komandas saliedētību un radīt neuzticības atmosfēru starp vadītājiem un darbiniekiem.
Ja esat jau izdarījis visu, lai iespējami atvieglotu darbalaika uzskaites iesniegšanas procesu, esat izskaidrojis iemeslus un ieguvumus, bet daži darbinieki joprojām nevar iesniegt darbalaika uzskaites tabulu laikā, apsveriet, vai tie, kuri to nevar izdarīt, ir jūsu uzņēmumam piemērotākie cilvēki.
Tradicionālās darbalaika tabulas nav labākais risinājums
Papīra formāta laika uzskaite ļoti ilgu laiku ir bijis vienīgais līdzeklis ar darba laiku saistītās informācijas apkopošanā, taču tas vairs nav labākais risinājums.
Pasaule attīstās ātrā tempā, tāpēc šodien šāds risinājums vairs nav ilgtspējīgs.
Pareiza darbalaika aprēķināšanas metode var būtiski mainīt uzņēmuma ikdienas aktivitātes un ietaupīt daudz laika gan jums, gan jūsu darbiniekiem.
Problēmas, kas rodas, ja laika uzskaite tiek veikta uz papīra, ir diezgan līdzīgas: nostrādātās stundas tiek pierakstītas patvaļīgā secībā, tiek aizmirsts datus iesniegt laikā, un darbalaika informācija nav pārskatāma.
Ja tiek izmantotas novecojušas metodes, tās ir diezgan biežas parādības. Par laimi, ir dažādi veidi un tehnoloģijas, kā procesu vienkāršot.
Kādēļ jāseko darbalaika izmantošanai?
Pat tie uzņēmumi, kas ir diezgan racionalizēti savā ikdienas darbībā, mēdz reizēm bezjēdzīgi izšķiest tik vērtīgo laiku.
Piemēram, daži darbinieki pārāk ilgi izmanto pusdienas pārtraukumu vai pavada laiku, sērfojot internetā, kad viņiem vajadzētu strādāt, vai arī ražošanas process aizņem ilgāku laiku, nekā paredzēts.
Ar jaunajām sistēmām uzņēmumi var noteikt laika efektīvākas izmantošanas iespējas un tādējādi uzlabot efektivitāti.
Kopsavilkums
Uzņēmumi ir dažādi, un arī ievācamā darbalaika uzskaites informācija ir dažāda.
Google vai Excel noteikti nav piemērots palīgs visiem uzņēmumiem, taču tas ir risinājums vienkāršākām problēmām. Taču konkrētākas un precīzākas informācijas iegūšanai jāizmanto īpašs risinājums. Nav iespējams iegūt detalizētu un visaptverošu informāciju, izmantojot vispārīgus rīkus.
Ar automatizētās darba laika uzskaites tabulas palīdzību varēsiet samazināt savas izmaksas
